分類好頭疼！如何擺脫檔案整理惡夢？

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教學
整理檔案，視覺封面 整理檔案命名方式 整理檔案資料夾整理方式

為什麼需要管理檔案？

我們每天都會在電腦上處理大量的文件、筆記、素材、累積下來就像亂糟糟的房間一樣需要整理；本次文章想分享我們團隊是如何建立一個系統應對基本的檔案分工與備份的流程，徹底解決三個你我都可能會遇見的問題，就像以下發生的情境這樣。

  • 規範 — 團隊檔案命名都亂成一團，每次找檔案都花很多時間……
  • 版本 — 我覺得還是第一版比較好，可以回去嗎……
  • 備份 — 電腦壞掉、硬碟摔壞，多年的資料付諸流水……

好的檔案管理達成哪些事情？

好的檔案管理是可以被追溯、被規範的，這樣才好合作，好在未來被回顧。 以上提及的三個問題都是基於缺少一套系統性的方式去處理檔案之間的關聯，以及疏忽備份檔案的重要性。要解決問題，可以先從個別文件的命名作起，讓我們從三步驟來整理檔案。

檔案管理第一步：標註文件資訊

可以將每個文件，在創建時就標註以下資訊，以防拿到檔案時不清楚是什麼時候？什麼版本？作了什麼樣的更動？這樣子的窘境。讓我們看看以下的例子。

  • aaaaaaaa.ai
  • sfsfsfsfsfsf.pdf
  • finalfinalfinal.psd
  • 123.jpg

不知道以上這樣子的檔案，你有沒有也遇見過呢？只要過了當下，就忘記這樣一個檔案到底是怎麼來的了，因此，好的檔案描述標註是絕對有必要的， 舉例來說，就像以下的例子：

  • 20220516v2-0-0小明名片設計修改背景顏色小王.ai
  • 20211212v1-0-0_A 專案講稿初始_小黃.docx
  • 20180304v4-0-0_B 專案目錄修改主色調_小綠.indd

標註文件當時的資訊，就能在以後清楚的知道關於這個檔案有什麼重點可以回顧，更輕易的在日後去回顧檔案。拆解過後，你可能會希望每個檔案都有基本以下五點資訊，幫助你去辨別不同的檔案。

  1. 時間 —— (年、月、日)
  2. 版本 —— (v = version 版本的意思)
  3. 檔案名稱 —— (檔案的名字)
  4. 更動內容 —— (該版本作的更動)
  5. 編輯人 —— (作了更動的人的姓名)

檔案管理第二步：使用有序的文件夾

不管在何種作業系統，像是 MacOs、Windows、Linux，都有文件夾可以幫助我們有序地去整理檔案，其中重點在不要過度分類，但也不要不分類，根據需求去創建資料夾就好，否則一層又一層的資料夾就像俄羅斯套娃一樣，找尋瑣碎又麻煩。

因此創建資料夾由下到上去部屬就好，意旨當檔案多到一個找尋麻煩的地步，才開始用資料夾做分類，保持文件夾的平整結構，也不會在整理檔案時失去了耐心，更不會在一開始因為太多文件要分類過於麻煩而放棄。

以個人用途來說，會將檔案分為數個層級：

  • 第一層：個人、工作、暫存
  • 第二層：工作種類 (平面設計、繪圖、攝影、剪輯……)
  • 第三層：顧客類型 (A 公司、B 廠商、C 活動……)
  • 第四層：專案名稱 (A 專案、B 專案、C 專案……)
  • 第四層，專案內部
    • 01_素材
    • 02_輸出
    • 20220101v1-0-0某物件設計初始小王.ai

不過就我個人常用的，常見小型的專案用 4 層資料夾就可以分類得很清楚了。鼓勵你可以根據自己需求來去設計最適合自己的資料夾結構，記得，越平面化、越簡單的的檔案結構越好。

檔案管理第三步：備份

備份是最常被忽略的一步驟，備份並不一定意味著要坐在電腦前手動搬移一些檔案，費時費力又很容易忘記！我選擇 Google Drive Desktop 來自動化每一個檔案備份的工作，同時也能無縫接軌的和同事們共同合作一個專案。

如果不清楚 Google 雲端原來也有軟體可以自動化同步的話，可以看看這一篇文章：把你的檔案都丟上雲端，Google Drive Desktop

當然除了土方法(用手一個一個拖拉檔案上雲端)外，可能比較專業一點可以架設NAS來保證更快的檔案同步速度和自主性，不過使用雲端是一個對大眾來說更熟悉、入門的方式，有獨自的主題，就不在這篇文章的範疇內。

總結

每個人或多或少都有自己的一套系統去整理檔案，重點並不是在比較說哪一套方式最好最正確，適合自己、適合你的團隊的方式的作法便是好方法。當時受整理檔案的一些困擾所惱，因此思索推敲了這一套方法用於所在的團隊，你也可以嘗試看看，說不定對工作的效率有所提升也說不定！

一個完善的檔案系統是可被預測，易於學習的，維護需要使用者間的溝通協商。有時候人會犯錯、偷懶，都會慢慢增加後續維護整體專案的成本！參考本篇文章，制定一個團隊間的默契、規則即可。

一些踩過的坑，可以避免問題的小撇步

檔案命名使用使用英文 (ASCII 編碼內字元)

  • 普遍來說，英文是國際共通語言。
  • 些許程式處理中文檔案會因編碼不同而導致出錯。

不使用空格、大寫、特殊字元

不在檔案名稱中使用空格、特殊字元、易解讀錯誤字元，如：「. ” / \ : ; | = , < ? > & $ # ! ‘ { } ( ).oO0」。

  • 空格難以被判斷數量。
  • 些許程式、命令列介面會需要使用特殊字元、空格來執行功能，使用空格會導致出錯。
  • 避免在大小寫敏感的環境造成混亂，(如：是 About 還是 about？統一使用小寫，就沒有以上問題。

善用開頭第一字元來管理檔案順序

使用命名來排序會以：數字 → 英文 a~z 來排列清單。 因此可以善用開頭第一個字母來安排檔案的順序，範例如下：

  • 1_Design
  • 2_Paint
  • 3_Photography

設計檔和素材盡量分離

許多軟體都有嵌入素材的功能，建議移交印刷時再嵌入，如果檔案管理做得好就不用怕圖檔遺失的問題。主要有以下幾個優點：

  • 原始圖檔好找，可能其他地方也要用到這些圖片，嵌入後仍要一個一個抓來輸出，一開始就分離及沒有這項問題。
  • 同樣一張圖片可以被連結進多個設計檔，更少的檔案尺寸。
  • 設計檔案不臃腫。

避免使用含糊的版本標註

常見的含糊的版本標註有如： Final、Update、fix…… 不使用固定的形容詞來描述，使用正確的版本號加附註作了那些修改。

語意化版本命名

更進階一點可以參考隔壁工程師們的語意化版本命名。簡單來說這是一種命名方式標註開發的版本、功能、漏洞修復，或許可以參考這樣的命名規範。 v 為 version 的意思，v1 = version 1，第一版。 設計開發時過程不一定是線性的，有可能會有版本 A、版本 B、版本 C……

線性命名版本會是這樣： v1、v2、v3 → v30

而有需要可以進一步這樣標註：v1-2-3 → 大版本第 1 版-中版本第 2 版-小版本第 3 版

大中小版本是什麼意涵？可以賦予它對應的意義，例如說以設計版面來說：

  • 大版本 - 版面與視覺的巨幅更動
  • 中版本 - 局部的修改
  • 小版本 - 改個小錯字

當然版本標註太多層會很混亂，盡量三層以內就好。

參考資料